Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen
Die Einführung von elektronischen Akten und von IT-gestützter Vorgangsbearbeitung erfordert zunächst technische Investitionen – das Dokumenten- und Workflow-Management- System und die IT-Infrastruktur einer Behörde. Für den Erfolg einer Einführung sind Investitionen in die Umgestaltung von Prozessen und der Arbeitsweise der Mitarbeiter mindestens ebenso notwendig. Daher ist im Vorfeld zu prüfen, in welchen Anwendungsbereichen der Einsatz ökonomisch sinnvoll ist. Dabei hat eine Wirtschaftlichkeitsanalyse die verschiedenen Perspektiven von Beteiligten und Interessengruppen zu berücksichtigen, z. B. von Benutzern, Prozessen, Gesamtorganisation und Externen (Kunden, Lieferanten etc.). Darüber hinaus sind nicht nur monetäre Kosten und Nutzen zu betrachten, sondern auch qualitative wie Zeit, Flexibilität, Qualität und Mitarbeiterzufriedenheit.
Das Ergebnis ist eine Ex-Ante-Bewertung der Wirtschaftlichkeit des Vorhabens basierend auf Schätzwerten. Sie ist meist Bestandteil einer Machbarkeitsstudie und liefert die Datengrundlage für die Durchführung eines Vorhabens.
Bei Bedarf können Wirtschaftlichkeitsanalysen auch in der Rückschau vorgenommen werden. Die Datengrundlage bilden in diesem Fall nicht geschätzte, sondern aus Nutzung und Betrieb gewonnene Daten.
Erfolgsfaktoren
Wirtschaftlichkeit stellt sich für jede Organisation anders dar – weil Selbstverständnis, Aufgaben oder Umfeld sich unterscheiden oder die Organisationskultur unterschiedlich ist. Daher sind vorhandene Kriterienkataloge, etwa der IT-Wibe, anzupassen. Das umfasst einerseits, die Kriterien zu gewichten und andererseits bei Bedarf weitere Bewertungskriterien zu ergänzen.
Die Bewertungsentscheidungen beruhen auf Analysen vorhandener Datenbestände, auf ergänzenden Erhebungen und auf Erfahrungen der Beteiligten – Benutzer, Fachverantwortliche und externe Evaluatoren. Daher ist es wesentlich, dass an der Interpretation der Analyseergebnisse alle relevanten Akteure beteiligt werden. Ziel ist, alle Perspektiven angemessen zu berücksichtigen und ein gemeinsames Verständnis der Bewertungen zu schaffen.
Die Einführung von Dokumenten- und Workflow-Management-Systemen ist ein Infrastrukturvorhaben. Daher muss versucht werden, neben dem Nutzen im projektierten Anwendungsbereich auch den Nutzen aus zukünftigen Anwendungsbereichen zu berücksichtigen.
Durch die Einführung von Dokumenten- und Workflow-Management-Systemen entsteht nicht ausschließlich ein Nutzen innerhalb der Anwenderbehörde. Auch ihre externen Partner, z. B. Kunden, Privatunternehmen oder auch anderen Verwaltungen, profitieren, etwa durch eine verbesserte Auskunftsfähigkeit oder beschleunigte Bearbeitungsprozesse.
Methodik
Für die Schätzung der Wirtschaftlichkeit von IT-Vorhaben hat die IT-Wibe 21 weite Verbreitung gefunden. Im DOMEA-Kontext ist zudem eine Anpassung für eine elektronische Aktenführung und IT-gestützte Vorgangsbearbeitung entstanden. Sie bildet daher die Grundlage für Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen. Um darüber hinausgehende Aspekte und behördenspezifische Gewichtungen zu berücksichtigen, wird ausgehend von den Zielen, die mit der Einführung des Dokumenten- und Workflow- Management-Systems verfolgt werden, der Kriterienkatalog ergänzt und gewichtet.
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