DMS-Orientierung und Strategie

 

Durchgängig IT-gestützte Geschäftsprozesse sind in vielen Fällen Voraussetzung, um die hohen Erwartungen von Kunden in Bezug auf eine schnelle Bearbeitung und hohe Produkt- und Dienstleistungsqualität zu erfüllen. Die technische Plattform dafür bildet ein Dokumenten- und Workflow-Management-System (DMS/WMS), in dem Unterlagen aus der Textverarbeitung wie aus Fachanwendungen revisionssicher abgelegt, Bearbeitungsprozesse gesteuert und protokolliert werden. Die Langfristigkeit und hohe Bedeutung des Vorhabens erfordern eine strategische Planung:

  • IT-Strategie: Das DMS/WMS ist als ein zentraler Baustein in der IT-Infrastruktur zu integrieren. Dabei ist u. a. zu entscheiden, welche vorhandenen Komponenten verwendet werden können, welche abgelöst werden müssen und wie die Schnittstellen zu Fachanwendungen zu gestalten sind;
  • Organisatorische Grundentscheidungen: Die IT-Unterstützung von Geschäftsprozessen hat zum Teil tief greifende Änderungen in der Ablauf- und Aufbauorganisation zur Folge. Daher sind die Anforderungen des DMS/WMS an die Geschäftsprozessoptimierung und Reorganisation der Organisationsstruktur zu formulieren. Andererseits ist der Beitrag zu definieren, den DMS/WMS zu diesen Vorhaben leisten sollen.
  • Personalentwicklungsstrategie: Zukünftig gehört das Bedienen und Anwenden von DMS/WMS zu den Grundqualifikationen von Mitarbeitern. Darüber hinaus sind sie zu befähigen, sich kompetent an organisatorisch-technischen Veränderungsprozessen zu beteiligen. Denn die besten Ideen zur Geschäftsprozessoptimierung stammen von denen, die sie am besten aus ihrem Arbeitsalltag kennen.

Das Ergebnis unserer DMS-Strategieberatung ist eine Fortschreibung der IT-Strategie, der Strategie für die Geschäftsprozessoptimierung und der Personalentwicklungsstrategie. Dabei definieren wir zusammen mit unseren Kunden die Umsetzungsprojekte und führen bei Bedarf Wirtschaftlichkeitsabschätzungen durch.

Erfolgsfaktoren

Der Erfolg eines DMS/WMS-Einsatzes entscheidet sich in den einzelnen Anwendungen. Ausgangspunkt für die Strategieentwicklung ist daher der erwartete Nutzen für Mitarbeiter, Organisation und Kunden in den verschiedenen Geschäftsfeldern und Aufgabenbereichen einer Organisation.

Organisatorische Handlungsspielräume, Kompetenz und Akzeptanz von Mitarbeitern sowie Informationstechnik beeinflussen sich gegenseitig. Insbesondere garantiert eine ausgereifte Technik noch nicht den Erfolg einer Anwendung. Daher sind organisatorische Grundentscheidungen, Personalentwicklungsstrategie und IT-Strategie aufeinander bezogen zu entwickeln.

Keiner kennt die Aufgaben, keiner Chancen und Risiken der Geschäftstätigkeit so gut wie die Mitarbeiter einer Organisation. Voraussetzung für eine dazu passende DMS-Strategie ist, dass sie sich mit ihrem Know-how und ihren Erfahrungen in die Strategieentwicklung einbringen. Außerdem wird eine partizipativ entwickelte Strategie eher akzeptiert.

Ob eine DMS-Strategie zu einer Organisation passt, entscheiden in erster Linie die Anwendungen und die Integration in die Organisation, nicht die Festlegung auf eine Technologiefamilie. Daher betrachten wir unsere Herstellerunabhängigkeit als unverzichtbar für eine erfolgreiche Strategieberatung.

Methodik

An den Anfang der Strategieberatung stellen wir – abhängig vom Vorwissen in einer Organisation – eine Grundorientierung über DMS/WMS und die mit ihrer Einführung verbundenen technischen, organisatorischen und personellen Gestaltungsoptionen. Daran schließen sich Workshops, Interviews und Dokumentenanalysen zur Ist- und Schwachstellenanalyse sowie zur Identifikation von Verbesserungsoptionen an. Schließlich werden die Umsetzungsmaßnahmen mit ihren Erfolgsindikatoren beschrieben.