DMS-Konzept

 

Die Einführung von elektronischen Akten und IT-gestützter Vorgangsbearbeitung verändern die Arbeit von Mitarbeitern, Geschäftsprozesse und Organisationsstruktur. Um die angestrebten Rationalisierungsziele zu erreichen, die Akzeptanz der Mitarbeiter zu sichern und eine mit möglichst geringem Aufwand realisierbare Lösung zu finden ist eine sorgfältige Vorausplanung vonnöten. In ihr wird die Anwendungsidee zu einer Anwendung im organisatorisch-technischen Kontext konkretisiert. In ihr sind zu berücksichtigen:

  • die bereitgestellten Informationen und die IT-gestützten Arbeitsabläufe am Arbeitsplatz,
  • der IT-gestützte Geschäftsgang sowie spezielle Geschäfts- und Managementprozesse auf der Basis der Geschäftsprozessoptimierung,
  • die Modifikation von Stellenprofilen und die geänderte Aufgabenverteilung und
  • die Integration von Fachanwendungen und weiteren Komponenten in der IT- Infrastruktur auf der Grundlage der IT-Strategie.

Das Ergebnis der Konzepterstellung wird in zwei Dokumenten festgehalten. Die Anwendung, die relevanten Benutzergruppen und ihre Unterstützungsanforderungen sowie der organisatorische und technische Rahmen werden in einem Fachkonzept beschrieben. Die notwendigen organisatorischen Regelungen zum IT-gestützten Geschäftsgang, z. B. zur Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung, zur Verbindlichkeit der elektronischen Akte und zu Medienbruchbeteiligungen werden in einem separaten Organisationskonzept niedergelegt.

Erfolgsfaktoren

Um elektronische Akten und IT-gestützte Vorgangsbearbeitung organisatorisch und technisch umzusetzen, ist es erforderlich, die technischen Möglichkeiten im Rahmen der IT- Infrastruktur, die organisatorischen Gestaltungsspielräume sowie den Informationsbedarf und die Handlungserfordernisse der Benutzer zu kennen. Ein Anwendungserfolg wird sich letztlich nur erreichen lassen, wenn alle Belange angemessen berücksichtigt werden und eine integrierte Lösung erarbeitet wird.

Keiner kennt die Gestaltungsrestriktionen und -möglichkeiten in Organisation, Anwendung und IT-Infrastruktur so gut wie die Mitarbeiter einer Organisation. Daher betrachten wir eine partizipative Konzepterstellung als einen Schlüssel zum Erfolg. Wir ergänzen diese Kompetenzen um das erforderliche Wissen um die technologischen Potentiale, um Ideen zur Veränderung von Arbeitsweisen und Organisation und um die Entwurfsmethodik. Zudem wirken wir in den Veränderungs- und Optimierungsprozessen als Moderatoren und Katalysatoren.

Die Nutzung elektronischer Akten und die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung können nur erfolgreich sein, wenn sie für interne Mitarbeiter, für externe Kunden und Kooperationspartner sowie für die Anwenderorganisation einen Nutzen gegenüber der Arbeit ohne Systemunterstützung aufweisen. Nutzen und Aufwände der Beteiligten können beim Systemeinsatz jedoch ungleich verteilt sein. Es ist daher eine besondere Herausforderung, den Einsatz so zu konzipieren, dass jeder Beteiligte einen Nutzen erfahren kann.

Methodik

Um eine integrierte Lösung zu schaffen und alle relevanten Personen beteiligen zu können, bilden Workshops einen Kernbestandteil in unserer Methodik. Darüber hinaus setzen wir eine Reihe von Analyse- und Modellierungsmethoden ein, um die relevanten Sichten auf die zu gestaltende Anwendung zu erheben und zu kommunizieren. Die Auswahl der konkreten Methoden entscheiden wir in Absprache mit Ihnen nach den Anforderungen der Situation.

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