Begleitung von DMS-Ausschreibungen
Die Auswahl eines geeigneten Dokumenten- und Workflow-Management-Systems (DMS/WMS) stellt das Fundament für eine erfolgreiche Einführung von elektronischen Akten und IT-gestützter Vorgangsbearbeitung dar. Denn die IT-gestützte Zusammenarbeit setzt ein zuverlässig funktionierendes DMS/WMS in einer leistungsfähigen IT-Infrastruktur voraus. Nutzen für den Benutzer und damit langfristig Akzeptanz für elektronische Akten und IT- gestützte Vorgangsbearbeitung hängt jedoch auch von der ergonomischen Gestaltung des Systems und der Integration von Fachanwendungen ab. Schließlich stellen DMS/WMS eine langfristige Investition dar, die zukünftige Änderungen in der Tätigkeit und der Organisation flexibel unterstützen soll.
Ausgangspunkt für die Beschaffung eines DMS/WMS ist das Fachkonzept, in dem die Anwendung, der organisatorische Rahmen und die IT-Infrastruktur beschrieben sind. Auf seiner Basis werden die Anforderungen identifiziert und gewichtet. Nach Eingang der Angebote moderieren wir den Bewertungsprozess (Bewertung der Angebote, Auswahl von Angeboten für eine Systemvorführung, Bewertung der Systemvorführungen) und dokumentieren dessen Ergebnis in einer Beschaffungsempfehlung.
Das Ergebnis der Begleitung eines Beschaffungsvorhabens ist zum Einen ein gewichteter Anforderungskatalog, der zusammen mit dem Fachkonzept den Kernbestandteil der Ausschreibungsunterlagen bildet. Zum Anderen wird eine Beschaffungsempfehlung ausgesprochen, die auf der Grundlage der gemeinsam erarbeiteten Systembewertungen beruht.
Erfolgsfaktoren
Grundlage für die Auswahl eines DMS/WMS sind die Anforderungen aus der Anwendung, dem organisatorischen Rahmen und der IT-Infrastruktur. Um zu einer angemessenen Entscheidung zu gelangen, ist daher Herstellerunabhängigkeit unabdingbar. Gleichzeitig ist eine hohe technische Kompetenz erforderlich, damit die Realisierung der Anforderungen wirtschaftlich machbar bleibt.
In der Beschaffung von DMS/WMS sind ständig Bewertungen vorzunehmen und Entscheidungen zu treffen. Daher ist es von größter Bedeutung, dass die Benutzer mit ihrem Detailwissen über die Aufgabenerledigung, die verschiedenen Fachverantwortlichen, z. B. IT- und Organisationsverantwortliche, sowie die Interessenvertreter, z. B. der Personalrat, an der Erstellung des Anforderungskatalogs und der Bewertung des Systems beteiligt werden.
Methodik
Das Erstellen von Anforderungskatalogen ist arbeitsintensiv. Um den Aufwand zu reduzieren, greifen wir, soweit möglich, auf vorhandene Anforderungskataloge wie den DOMEA- Anforderungskatalog zurück. Sie werden angepasst und um die spezifischen Anforderungen eines Anwendungsbereichs ergänzt. Für die Gewichtung der Anforderungen verwenden wir das Verfahren nach UfAB III. Damit der Anforderungskatalogs und seine Gewichtungen die Perspektiven aller Beteiligten berücksichtigt, wird er in Workshops erarbeitet und abgestimmt. Aus demselben Grund findet die Bewertung der Angebote in Workshops statt, die wir bei Bedarf für Sie moderieren.
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